Naptár | Bejegyzések napjai

2018. március
h k s c p s v
« feb   ápr »
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

Időmenedzsment (az ABC-elemzés – 4. rész)

Ez az elemzés arra szeretne rámutatni, hogy az egyes feladatokra szánt idő nem feltétlenül felel meg annak az aránynak, melyet az összes feladathoz képest értékben egy bizonyos funkció betöltésében képviselnek.

Az idő nagy részét az emberek gyakran mellékes problémák („C” feladatok) sokaságára vesztegetik el, miközben egynéhány nagyon fontos feladatot pedig elhanyagolnak. A sikeres időmenedzsment kulcsa, hogy valamennyi tervezett tevékenységhez az annak megfelelő prioritást rendeljük hozzá úgy, hogy „A”, „B” és „C” feladatok szerint osztályozzuk őket:

A tevékenység értéke:

az “A” feladatnál 65%,

a “B” feladatnál 20%,

a “C” feladatnál 15%.

Az „A” feladatok esetében a tényleges időráfordítás a feladatokra szánt idő 15%-a, a  „B” feladatoknál 20%, míg a  „C” feladatoknál ez már 65%-os időráfordítás, illetve időpazarlás.

Az „A” feladatok a legfontosabb feladatok. Ezeket az érintett személy csakis egyedül vagy csapatmunkában végezheti el felelősen, nem delegálhatók, és a legmagasabb értéket képviselik.

A „B” feladatok átlagos fontossággal bírnak és (részben) átruházhatók.

A „C” feladatok egy funkció betöltésében a legalacsonyabb értéket képviselnek, viszont a munkamennyiség legnagyobb hányadát teszik ki.

Az ABC-elemzés a gyakorlatban akkor működik a legjobban, ha
– egy napra csak egy vagy két „A” feladatot tervezz (kb. három óra kivitelezési idő);
– további két-három „B” feladatot irányozz elő (amelyek összesen kb. egy órát vesznek igénybe);
– a fennmaradó időt „C” feladatokra tartsd fenn (kb. 45 perc időtartam).

Összefoglalva: a rendelkezésünkre álló időnek csupán 60%-át tervezzük be. Készítsünk listát a mindenkori időszakra eső valamennyi tevékenységünkről, feladatunkról és azok határidejéről. Utána becsüljük meg, mennyi időt vesznek majd igénybe az egyes tevékenységek. Ezzel az egyszerű számítással máris fölmérhetjük, hogy reálisan terveztünk-e, vagy pedig eleve nem valósulhat meg, amit elterveztünk, hiszen nem fér bele a tervezendő 60%-ba.

Folytatjuk…