Naptár | Bejegyzések napjai

2018. március
h k s c p s v
« feb   ápr »
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

Időmenedzsment (a GTD-módszer – befejező rész)

Azért van kevés időnk, mert folyton rohanunk? Vagy azért rohanunk folyton, mert kevés időnk van? Tyúk-tojás dilemma. Mindenesetre ördögi kör, amiből nehéz kilépni. Ami biztos: időt nem tudunk csinálni, csak gazdálkodni tudunk vele. Egy olyan módszert nézünk most meg (a sorozaton belüli sorozat záró írásában), amit mindenki bátran elkezdhet alkalmazni, biztosan csak jól jár vele. Hatékonyságnövelés stresszmentesen: ez a GTD-módszer! Nézzük David Allen könyve, a Hatékonyságnövelés stresszmentesen című könyve alapján.

Mi az a GTD? A Getting Things Done (intézz el mindent) rövidítése. Mit tud ez a módszer? Mit ígér? Hogyan használandó? Miben más, mint számos időgazdálkodási eszköz, akikről például ebben a sorozatban is olvashattál? Az általam ismert időmenedzsment technikák szegről végről arra vannak kihegyezve, hogy valamilyen módon priorizáld, rangsorold a teendőidet és a különböző szempontok szerint rendezett dolgaid közül a (leg)fontosabbakra koncentrálj, így nem megy el az időd a lényegtelen feladatokra. Tehát azzal nyersz időt és azáltal vagy hatékonyabb, ha a valamiféle értékalapon kiválasztott legfontosabb teendőkkel foglalkozol elsősorban, a többivel meg nem, vagy csak kissé, vagy csak később. Logikusan hangzik, csak az a baj vele, amit David Allen is sokszor leír a könyvében, hogy az elintézetlen dolgok állandóan ott vannak az agyunkban, folyton előre tolakodnak és helyet kérnek maguknak, összekuszálják a gondolatainkat. Hiába tudom, hogy például most a szakdolgozatom megírásával vagy a pakolással kellene foglalkoznom – mert már extrém módon fut a lakás, nem beszélve arról, hogy milyen jó lenne csak a gyermekemmel foglalkozni, amikor közben például az jár a fejemben, hogy mit kell vásárolnom (mit hagytam ki a listából), illetve még ezer másik apró probléma ugrik be. Ugye, mindenki volt már így? Én biztosan! Ilyenkor valami folyton eltereli a figyelmünket, és kétségbeesetten próbálunk egyrészt a nagyon fontos dolgunkra összpontosítani, másrészt ezekre az apró dolgokra emlékezni és elfelejteni őket egyszerre, amik akaratlanul is a fejünkben járnak.

A GTD-módszer alapelve a következő: tehermentesítsük az elménket, söpörjünk ki minden tennivalót a fejünkből, tároljuk azokat máshol (például okostelefonban, kézzel írt listán, határidőnaplóban stb.) – de ne a fejünkben! Rém egyszerű, mégis rendkívül nehezen megvalósítható tanács. Miért? Mert nem ehhez vagyunk szokva. Legtöbben írunk valamiféle listát napi vagy heti teendőinkről, határidőnaplót is vezetünk vagy az okostelefonunk naptárját vagy más applikációt használunk – de legtöbbször esetlegesen, hiányosan és nem aktualizálva azokat. Vagyis nem látják el maradéktalanul a funkciójukat, nem rendszerben kezeljük az információkat, teendőket és terveinket, hanem ad hoc jelleggel, ugrálva a vélt vagy valós prioritások között és így a listaírásra szánt idő is merő időpocsékolás lesz, ha nem követjük nyomon a dolgok alakulását és hagyunk rajta befejezetlen elemeket, elvarratlan szálakat. Tehát gyökeresen és alapjaiban kell megváltoztatnunk eddigi szokásainkat, teljessé és rendszerszintűvé tenni azt, aminek bizonyos elemeit valószínűleg használjuk a mindennapi gyakorlatban, de nem aknázzuk ki a stresszmentesítő és hatékonyságnövelő előnyeit.
Amint felbukkan egy új teendő a horizontunkon (átgondolni, felhívni, megírni, megvenni, megkérdezni, átküldeni stb.), azt azonnal rakjuk ki a fejünkből egy erre megfelelő “külső tárolóba”!

1. Írj listát a mostani összes ügyedről, teendődről, befejezetlen vagy elhalasztott dolgodról, rád váró feladatról – ami eszedbe jut.
2. Próbáld őket valamiféle logikus tematika szerint csoportosítani (például: otthon, iroda, család, háztartás, iskola stb.), de ne rangsorold őket, hiszen mindegyik dolgod valamilyen értelemben fontos és helyet kér az életedben, gondolataidban.

Amikor ránézel, valószínűleg hoz némi megkönnyebbülés-érzést, ha mindent összeszedsz, leírsz egy helyre (lehet, hogy hosszabb lista lesz és biztosan folyamatosan változni fog). Próbáld ki, fogj még most hozzá! Ne felejtsd el folyamatosan (naponta, hetente, rendszeres időközönként) felülvizsgálni, kiegészíteni, törölni az elvégzett vagy épp fölösleges feladatokat. Legyen mindig kéznél, legyen mindig elérhető.

A rendszer egészének következetes használata valóban óriási előmozdulást hozhat az egyén életében: fókuszált, fegyelmezett és tisztán gondolkodó alapműk